1. PMO ning loyiha muvaffaqiyati uchun strategik zarurati
Loyiha hajmi oshgani sayin va manfaatdor tomonlar ko'paygani sayin loyiha boshqaruvi murakkabligi keskin oshadi. Ayniqsa, yirik SI (Tizim integratsiyasi) loyihalarida mijozlar, bajaruvchilar, ishlab chiquvchilar, operatsion jamoalar, tashqi hamkorlar kabi ko'plab tashkilotlar bir vaqtda qatnashadi.
Muammo, har bir tashkilotda maqsadlar va ustuvorliklar bir-biridan farq qilishidadir. Mijozlar jadvalga amal qilish va sifatni muhim deb hisoblaydilar, ishlab chiqish jamoasi texnik barqarorlik va ishlab chiqish samaradorligini hisobga oladi.
Aksincha, operatsion tashkilotlar ko'pincha saqlashga va operatsion barqarorlikka ustunlik berishadi. Bunday muhitda faqat ishlab chiqish bilan muvaffaqiyatga erishish mumkin emas. Loyihaning umumiy boshqaruvi, jadval, xarajatlar, sifat va xavflarni kompleks ravishda boshqarish zarurdir. Aynan shu fon paydo bo'lgan tashkilot PMO (Loyihani Boshqarish Ofisi)dir.
PMO oddiy boshqaruvni qo'llab-quvvatlovchi tashkilot emas. Loyihalar qiyinlashmasligi va maqsadlariga barqaror yetib borishi uchun qo'llab-quvvatlaydigan asosiy operatsion tashkilotga yaqin joylashgan. Xususan, so'nggi loyihalar muhiti o'tmishdagidan ancha murakkab bo'lib bormoqda.
Masalan, loyiha murakkabligini oshirayotgan quyidagi omillar mavjud.
- Agil asosli takroriy rivojlantirishning ko'payishi
- Ko'p sotuvchilar bilan hamkorlik muhiti
- Tez o'zgaruvchan talablar
- Bulut va MSA muhitining tarqalishi
- qisqa loyiha jadvali
- yuqori sifat talablari
Bunday vaziyatlarda oddiy jadvalni boshqarish orqali loyihani barqaror olib borish qiyin. Aslida loyihaning muvaffaqiyatsizligining sabablarining ko'pchiligi texnik muammolardan ko'ra aloqa muammolari, jadvalni nazorat qilishdagi kamchiliklar, talablarni boshqarishdagi xatolar kabi boshqaruv sohalarida yuzaga keladi.
PMO bunday muammolarni minimallashtirish uchun loyihani boshqarish tizimini standartlashtiradi, jarayonlarni ob'ektiv ravishda tahlil qiladi va xavfli elementlarni erta aniqlashda yordam beradi. Boshqacha aytganda, PMO loyihaning barcha tashkilotida bir xil mezonlar va yo'nalish bo'yicha harakatlanishini ta'minlaydigan barqaror dastakdir.
2. PMO tomonidan yaratilgan boshqaruv kuchi
PMO ning roli faqat uchrashuvlarni rejalashtirish yoki hisobotlar tayyorlash darajasida qolmaydi. U loyiha faoliyatining umumiy boshqaruvini qo'llab-quvvatlash va boshqaruv tizimini standartlashtirish vazifalarini o'z ichiga oladi.
Birinchi rol jarayonlarni standartlashtirishdir.
Loyihalar o'rtasida jadvalni boshqarish usuli yoki chiqish shakli farq qilsa, hamkorlik jarayonida katta chalkashliklar yuzaga kelishi mumkin. Buni oldini olish uchun PMO jadvalni boshqarish, muammolarni boshqarish, sifatni boshqarish, hisobot tizimini standart jarayon sifatida belgilaydi.
Masalan, quyidagi elementlarni standartlashtiramiz.
- WBS yozish mezoni
- chiqarish shablon
- haftalik hisobot shakli
- Muammolarni boshqarish tartibi
- O'zgarishlarni boshqarish jarayoni
- Test boshqaruvi mezonlari
Shu orqali loyiha a'zolari bir xil mezonlar asosida ish olib borishlari mumkin.
Ikkinchi roli natijalarni monitoring qilish va hisobot berishdir.
PMO loyiha jarayonining holatini muntazam ravishda yig'ish va tahlil qiladi. Jadvalning rivojlanish darajasi, sinov natijalari, nuqsonlar yuzaga kelish holati, xavf holati kabi barcha ma'lumotlarni birgalikda monitoring qiladi va bu haqda boshqaruvga va mijozga hisobot beradi. Jumladan, loyiha katta miqyosda bo'lsa, barcha ma'lumotlarni bir ko'zda ko'rish qiyinlashadi, shuning uchun PMO'ning integratsiyalashgan boshqaruv roli juda muhim bo'ladi.
Uchinchi rol xavflarni boshqarishdir.
Loyihada jadvalning kechikishi, kadrlar yetishmasligi, texnik masalalar, talablarning o'zgarishi kabi turli xavf-xatarlar yuzaga kelishi mumkin. PMO ushbu xavf omillarini erta aniqlaydi va javob strategiyasini ishlab chiqaradi.
Misol uchun, agar ma'lum bir dasturiy ta'minot tartibi doimiy ravishda kechiktirilsa, faqat holatni baham ko'rish emas, balki quyidagi choralarni ko'rish ham muhimdir.
- Xodimlar qo'shish
- Ustuvorliklarni o'zgartirish
- Jadvalni qayta tuzish
- Funktsiya doirasini qisqartirish
- Mijoz bilan muhokama
To'rtinchi roli kommunikatsiya hubi rolidir.
Loyihada ko'plab manfaatdor tomonlar mavjudligi sababli, ma'lumotlarni etkazish jarayonida tushunmovchiliklar yoki ziddiyatlar tez-tez yuzaga keladi. PMO loyiha jamoasi, mijoz va rahbariyat o'rtasida vositachilik rolini o'ynaydi, kerakli ma'lumotlarni o'z vaqtida etkazadi va hamkorlikni qo'llab-quvvatlaydi. Natijada, PMO loyihaning faoliyatini olib borishda markaziy o'rin egallaydi.
3. PMOning qobiliyati, oddiy boshqarishdan yuqorida
Muvaffaqiyatli PMO faoliyatini amalga oshirish uchun oddiy boshqaruv qobiliyati yetarli emas. Texnik tushuncha va odamlararo muvofiqlashtirish qobiliyatlari bir vaqtda talab etiladi.
Birinchi asosiy qobiliyat loyiha boshqaruvi metodologiyalarini tushunishdir.
PMO Waterfall, Agile, Scrum kabi turli dasturlash metodologiyalarini tushunishi va loyiha holatiga mos ravishda qo'llay olishi kerak. Masalan, SI loyihalarida hali ham Waterfall asosida boshqaruv ko'p foydalaniladi, lekin so'nggi paytlarda Agile asosidagi takroriy ishlab chiqarish usuli ham keng qo'llaniladi. Shuning uchun PMO ushbu ikki uslubning afzalliklari va kamchiliklarini tushunishi va holatga qarab mos ravishda moslashtirishi kerak. Shuningdek, JIRA, Confluence, MS Project kabi loyiha boshqaruv vositalarini yaxshi bilishi kerak.
Ikkinchi asosiy qobiliyat muloqot qobiliyatidir.
PMO turli manfaatdor tomonlar o'rtasida vositachilik rolini o'ynaydi. Masalan, mijozlar tez jadvalni talab qilishi mumkin, lekin ishlab chiquvchilar sifatni ta'minlash uchun qo'shimcha vaqt kerakligini ta'kidlashi mumkin. Bunday vaziyatda PMO hissiy yondashuv o'rniga ob'ektiv ma'lumot va asoslar bilan kelishuv nuqtasini topishi kerak. Ya'ni, oddiy axborot uzatuvchisi emas, balki “muloqot tarjimoni” rolini o'ynashi kerak.
Uchinchi tahliliy fikrlash qobiliyatidir.
PMO faqat hisoblangan raqamlarni etkazish rolini o'ynamaydi. U rivojlanish ma'lumotlarida nodir ko'rsatkichlarni aniqlashi va potentsial xavflarni bashorat qilishi kerak. Masalan, ma'lum bir rivojlanish bo'limining rivojlanish sur'ati normal ko'rinadigan bo'lsa ham, nosozliklar sonining oshish tezligi yoki sinovlar muvaffaqiyatsizlik darajasi bilan birga ko'rib chiqsangiz, belgilangan kechikish imkoniyatlarini erta aniqlashingiz mumkin.
To'rtinchisi sifat menejmenti qobiliyatidir.
Loyihaning natijalari ma'lum bir sifat darajasini saqlab qolishi uchun mezonlar belgilanishi va ko'rib chiqilishi zarur. Ayniqsa, yirik loyihalarda natijalar sifati farqlari katta bo'lishi mumkin, shuning uchun PMO ning sifatni boshqarish roli juda muhimdir. Oxir oqibat, PMO nafaqat menejment qobiliyatiga, balki texnik tushuncha, tahlil qobiliyati va kommunikatsiya qobiliyatiga ega bo'lgan kompleks boshqaruv rolini bajaradi.
4. PMO ish jarayoni
PMO ish jarayoni loyiha hayoti davri (Project Life Cycle) bilan bir xil oqimda amalga oshiriladi.
Umuman olganda to'rt bosqichga bo'linadi.
- Boshlanish bosqichi (Initiation)
- bajarish bosqichi (Execution)
- nazorat bosqichi (Control)
- Yopish bosqichi (Closing)
Birinchidan, loyihani amalga oshirish bosqichida loyiha faoliyatining asosiy qoidalari belgilanadi.
Hisoblash tizimi, yig'ilish davri, qaror qabul qilish huquqi, kommunikatsiya kanallari kabi narsalarni aniqlab, loyiha amalga oshirilişi uchun asosiy ramkalarni yaratadi. Shuningdek, WBS (Ishlarni bo'lib olish tuzilishi) ni ko'rib chiqib, o‘chirilgan jadval yoki realizmga mos kelmaydigan reja yo'qligini tekshiradi. Bu bosqichda mezonlar to'g'ri o'rnatilmasa, keyingi loyiha butunlay barqaror emasligi mumkin, shuning uchun u juda muhimdir. Amaliyot bosqichida haqiqiy loyiha jarayonini doimiy ravishda boshqarish amalga oshiriladi. Har bir rivojlanish qismi bo'yicha rivojlanish darajasini to'plab, jadvalga qarshi natijalarni tahlil qiladi. Haftalik va oylik hisobotlar tayyorlab, mijozlar va rahbarlar bilan o'rtoqlashadi va loyiha holatini vizuallashtiradi. Ayniqsa, reja va haqiqatni tahlil qilish orqali jadval farqini tezda aniqlash muhimdir.
Boshqaruv bosqichida xavf va muammolarni diqqat bilan boshqarish amalga oshiriladi.
Masalan, jadvalning kechikish imkoniyati aniqlangan taqdirda, faqat holatni baham ko'rish bilan cheklanmay, balki sabablarni tahlil qilish va javob strategiyasini ishlab chiqishni ham amalga oshiramiz. Yana hal qilinmagan muammolarni eskalatsiya jarayoni orqali yuqori qaror qabul qiluvchilarga tezda yetkazamiz. Shu tarzda, muammoning uzoq muddatli davom etishini oldini olishimiz mumkin.
Oxirgi tugatish bosqichida loyiha natijalarini yig'ish va aktivlarga aylantirish jarayoni amalga oshiriladi.
Chiqarish talablariga javob berishini so'nggi nazorat qilish va loyihaning muvaffaqiyat va muvaffaqiyatsizlik omillarini tahlil qilishda yordam beradi. Buni o'rganilgan darslar shaklida yig'ib, kelajakdagi loyihalarda foydalanish uchun tayyorlaydi. Shuningdek, loyihada foydalanilgan shablonlar, operatsion bilimlar, boshqaruv standartlari kabi narsalarni tashkilot aktivlariga to'playdi. Ya'ni, PMO nafaqat hozirgi loyihani boshqarish bilan shug'ullanadi, balki butun tashkilotning loyiha qobiliyatini doimiy ravishda oshirish vazifasini ham bajaradi.
5. Amaliy loyiha muhitida PMO
Haqiqiy loyiha muhitida PMO oddiy boshqaruv bo'limidan ko'ra ko'proq ma'no anglatadi.
Xususan, yirik SI loyihalarida PMOning roli loyihaning o'z atmosferasini o'zgartiradigan hollarda ko'p uchraydi. Loyihaning barqaror ishlashi holatida, PMO ko'pincha jadval, muammolar va muloqotni juda tizimli ravishda boshqarayotganini ko'ramiz.
Biroq PMO funktsiyasi zaif bo'lgan loyihalarda quyidagi muammolar takroran yuzaga keldi.
- Jadval holati muvofiqligining yo'qligi
- Mas'uliyat aniqlanmagan
- Muammo uzoq davom etmoqda
- Mijozlar bilan mojarolar ko'paymoqda
- Takroriy ishlar yuzaga kelmoqda
- Mahsulot sifatidagi farq
Xususan, talablar o'zgarishi tez-tez yuz beradigan loyihalarda PMO ning ahamiyati yanada oshadi. Talablar o'zgarishini to'xtata olmasak ham, o'zgarishlar ta'sirini tezda tahlil qilib, rejalashtirilgan jadval va resurslarga ta'sirini ob'ektiv ravishda boshqarishimiz kerak.
Shuningdek, so'nggi loyiha muhitida Agile usuli va an'anaviy Waterfall usullari aralashgan holatlar ko'p. Bunday muhitda oddiy hujjat markazli boshqaruv PMO emas, balki ko'proq moslashuvchan va amaliy muvofiqlashtirish qobiliyati talab etiladi.
Masalan, Agile Sprint bo'yicha jarayonlarni mijozlar hisobot tizimi bilan bog'lash yoki tez-tez o'zgarayotgan talablarni loyiha umummuhiti bilan birlashtirib boshqarish kerak. Shuningdek, bulut, DevOps, MSA asosidagi loyihalarda texnik murakkablik ham oshmoqda.
Shu sababli, oxirgi paytlarda PMO faqatgina oddiy ma'muriy boshqaruv rolidan tashqari, texnologik yo'nalishlarni tushunish qobiliyati ham tobora muhimroq bo'lib bormoqda. Oxir-oqibat, zamonaviy PMO “loyihalar boshqaruvchisi” bo'lib, shu bilan birga “tashkiltuvchi”, “tahlilchi”, “kriiz boshqaruvchisi” rolini bajaradigan murakkab tashkilot sifatida qaralishi mumkin.
6. Yakun
PMO (Loyihalarni Boshqarish Ofisi) oddiy loyihalarni qo'llab-quvvatlovchi tashkilot emas. U loyihaning maqsadlarga barqaror ravishda erishishi uchun qo'llab-quvvatlovchi asosiy operatsion infratuzilma hisoblanadi.
Ayniqsa, loyiha hajmi kattalashib borar ekan va manfaatdor tomonlar murakkablashayotgan sari PMOning roli yanada muhim bo'ladi. PMO loyiha boshqaruvi tizimini standartlashtiradi, jarayonlarni ob'ektiv ravishda nazorat qiladi va xavf omillarini erta aniqlab, ularga javob beradi.
Shuningdek, loyiha jamoasi va mijozlar, rahbariyat o'rtasida aloqa markazi rolini bajarib, nizolarni muvofiqlashtirish va hamkorlikni rag'batlantiradi. Loyiha tugagandan keyin, Lessons Learned va natijalarni aktivlashtirib, tashkilot bo'yicha loyiha imkoniyatlarini oshirishga hissa qo'shadi.
Nihoyat, PMO faqat hozirgi loyiha muvaffaqiyatidan iborat emas, balki tashkilot darajasidagi barqaror loyiha o‘tkazish qobiliyatini kuchaytirish rolini bajaradi, deb aytish mumkin. Kelajakda loyiha muhitining yanada murakkab bo'lishi ehtimoli katta.
Xususan raqamli transformatsiya, bulut muhitining kengayishi, AI asosidagi tizimlarning ko'payishi sababli loyiha boshqarish murakkabligi davom etadi. Bunday muhitda PMO ning roli faqat oddiy jadval boshqarish darajasidan tashqariga chiqib, strategik operatsion tashkilotga yanada rivojlanishini o'ylayman.
Ushbu maqolada keltirilgan PMO ning roli, asosiy imkoniyatlari, ish jarayonlari haqidagi ma'lumotlar haqiqiy loyiha muhitida PMO ni tushunish va boshqarishda foydali mezon bo'lishi mumkin.
Referenslar
• Moliya va xavfsizlik vazirligi·NIA, Elektron hukumat PMO joriy etish va boshqarish qo'llanmasi, 2021.
• Ilmiy-texnologik axborot va aloqa vazirligi, dasturiy ta'minot faoliyatini boshqarish bo'yicha umumiy me'yorlar, 2023.
N22-011