1. Oʻzlashtirish asoslari
Loyihada faqatgina bir nechta dasturchi funksiyalarni amalga oshiradigan ish emas, balki turli tashkilotlar va kadrlarning birgalikda harakat qiladigan hamkorlik jarayonidir.
Xususan katta miqyosdagi loyihalar yoki kasalxonalar, davlat idoralari, SI (Tizim Integratsiyasi) loyihalari kabi ko'p manfaatdor tomonlar mavjud bo'lgan muhitda, jadvalni boshqarish va muloqotning ahamiyati yanada ortadi.
Loyihalar kengaygan sari, oddiy dasturiy ta'minot ishlaridan tashqari, boshqaruv va ekspluatatsiya sohasida hal qilish kerak bo'lgan muammolar tezda ortadi.
Masalan, quyidagi vaziyatlar doimiy ravishda ro'y berdi.
- Bir qancha uchrashuvlar o'tkazildi
- Bir nechta tashkilotlar o'rtasida hamkorlik
- Kadrlar o'zgarishi yuzaga keladi
- Ta'minot boshqaruviga ehtiyoj bor
- Infra tuzish va buyurtma berish ishlari
- Mijozlar bilan aloqalar
- Rasmiy xatlarni tayyorlash va ma'muriy ishlar
- Jadval va risklarni boshqarish
Dastlab loyiha rivojlanishiga qaratilgan bo'lsa-da, loyiha hajmi oshishi bilan operatsion barqarorlikni ta'minlash uchun alohida boshqaruv roli kerak bo'ldi.
Xususan, shifoxona loyihasi muhitida mijoz, ishlab chiqarish jamoasi, infratuzilma tashkiloti, operatsion tashkilot kabi turli manfaatdor tomonlar bir vaqtning o'zida harakat qilayotganligi sababli, ma'lumot uzatish va reja muvofiqlashtirish juda muhim edi.
Faoliyatlar o'zgarishi mumkin bo'lgan vaziyatlar tez-tez yuz berar edi, agar yig'ilish natijalarini tuzmasak va baham ko'rmasak, bir kunda bir necha marta o'tkaziladigan yig'ilishlar ham ko'p edi.
Shuningdek, loyiha davomida kadrlarning o'zgarishi yuz berishi bilan ish kuchini boshqarish va kadrlar operatsiya holatini doimiy ravishda tartibga solish zaruriyati ham paydo bo'ldi.
Bundan tashqari, shifoxona tomonidan infratuzilma joriy etish jarayonida narx takliflarini tayyorlash, buyurtma so'rash va tegishli bo'limlar bilan aloqa kabi ma'muriy ishlarni ham qo'llab-quvvatlash zarur edi.
Ayniqsa PM (Loyiha Boshqaruvchisi) yo'qligi yoki joyida bo'lmasligi holatlarida loyiha boshqarilishini bo'shliq yuzaga kelmasligini ta'minlash uchun ba'zi rollarni bajarish kerak edi.
Shu sababli loyiha barqarorligini ta'minlash uchun PMO (Loyiha Boshqaruv Ofisi) rolini bajarishga to'g'ri keldi.
Bu tajriba faqatgina ma'muriy yordam emas, balki loyiha faoliyatining umumiy oqimini tushunish va boshqarishga qaratilgan juda muhim tajriba edi.
2. Majlisni boshqarish va aloqa qo'llab-quvvatlash
Loyiha boshqaruvi jarayonida eng asosiy va muhim vazifalardan biri bu yig'ilishlarni boshqarish va aloqa qo'llab-quvvatlash edi.
Katta loyihalarda bir kunda bir nechta yig'ilishlar bir vaqtda o'tkaziladi.
Masalan, quyidagi kabi uchrashuvlar takroran o'tkazildi.
- Mijozlar bilan muntazam uchrashuv
- Rivojlanish jarayoni bo'yicha yig'ilish
- Muammo hal qilish yig'ilishi
- Nogironlarni bartaraf etish bo'yicha yig'ilish
- Infra tuzilmalar bo'yicha maslahat yig'ilishi
- Reja tekshiruv yig'ilishi
- Yig'ilishlar ko'p bo'lgani sayin eng muhim narsa 'ma'lumotni tartibga solish va bo'lishish' edi.
Amalga majlis o'tkazilgan bo'lsa-da, majlis natijalari aniq tartibga solinmagani sababli bir-biridan farq qiluvchi tushunchalar ko'p hollarda paydo bo'lishi mumkin.
Buni oldini olish uchun asosiy majlislarda qatnashib, quyidagi vazifani bajardim.
- Muqaddaslar mazkur
- Qarorlar qaydi
- Harakatlar ro'yxati
- Jadvalni ulashish
- Mas'ul shaxsni belgilash
- Keyingi choralarni boshqarish
Xususan, yig'ilish protokollarini tayyorlash oddiy yozuv vazifasi emasdi.
Kimning qaysi qarorni qabul qilgani, qanday muammolar mavjudligi va keyinchalik qanday ishlar kerakligini aniq belgilash kerak edi.
Loyihada ko'p manfaatdorlar bo'lganligi tufayli ma'lumotlarni yetkazib berishdagi yo'qotishlar jadvalning kechikishiga yoki ishlar noaniqligiga olib kelishi mumkin edi.
Shuning uchun yig'ilish tugagach, yig'ilish protokolini tezda tayyorlab, tegishli shaxslar bilan ulashdik.
Shuningdek, oddiy ulashish bilan cheklanmay, keyingi choralar (Action Item) alohida tartibda tuzilib, ish yuritish holatini doimiy ravishda kuzatib bordik.
Masalan, ma'lum bir muammo bo'yicha choralar jadvali kechikayotgan taqdirda, mas'ul shaxs bilan to'g'ridan-to'g'ri aloqa o'rnatib, jarayonni tekshirib, zarurat tug'ilganda PM ga ulashdik.
Ushbu jarayon loyiha oqimini davom ettirishda muhim rol o'ynadi.
Xususan, bir nechta tashkilotlar bir vaqtning o'zida ishtirok etadigan muhitda "kim nima va qachon amalga oshiradi"ni aniq boshqarish juda muhimligini his qildim.
3. Ish muhit va operatsion qo'llab-quvvatlash
Loyihada oddiy dasturlash ishlaridan tashqari, operatsion barqarorlikni ta'minlash uchun turli qo'llab-quvvatlash ishlariga ehtiyoj bor edi.
Xususan katta loyihalarda dasturchilarning o'z vazifalariga e'tibor qaratishlari uchun muhit yaratish ham juda muhim rol o'ynadi.
Loyihani amalga oshirish jarayonida quyidagi operatsion vazifalarni qo'llab-quvvatladik.
- Ish vaqtini boshqarish
- Kadrlar holatini boshqarish
- O'tirgan joy va ish muhitini qo'llab-quvvatlash
- Jihoz va hisob yaratish so'rovi
- Boshqarish jadvali
- E'lonlarni etkazish
Masalan, yangi kadrlar jalb qilingan taqdirda, rivojlantirish muhiti va hisob qaydnomalari tezda tayyorlanmasa, haqiqiy ishning boshlanishi kechikishi mumkin.
Bunday vaziyatlarni minimal darajaga tushirish maqsadida tegishli bo‘limlar bilan hamkorlik qilib, zarur uskunalar va tizimga kirish huquqlari muammosiz tayyorlanishi uchun yordam ko‘rsatildi.
Bundan tashqari, loyiha ishtirokchilari ko'paygan sari, ish va operatsiya boshqaruvi ham muhimlashdi.
Xususan, shifoxona loyihalari kabi jadval boshqarish va kirish nazorati qat'iy muhitda, inson resurslarini doimiy ravishda tartibga solish va boshqarish kerak edi.
Masalan, ta'til, ish safari, tashqarida ishlash kabi ma'lumotlar to'g'ri almashilmasa, rejalashtirish va resurslarni boshqarishga ta'sir qilishi mumkin edi.
Shuning uchun operatsion ma'lumotlarni tizimli ravishda boshqarish va PM bilan baham ko'rish vazifasini bajardim.
Ushbu jarayonda oddiy yordam ishlaridek ko‘rinadigan operatsion boshqaruv haqiqatan ham loyiha barqarorligi bilan juda yaqin bog‘langanligini sezishim mumkin bo‘ldi.
Ayniqsa, loyiha uzoq davom etgan sari operatsion boshqaruv tizimining barqaror saqlanishi butun loyiha muhitiga va mahsuldorligiga katta ta'sir ko‘rsatishini tajribamda ko‘radim.
4. Kadrlar va resurslarni boshqarish bo'yicha yordam
Loyihani boshqarishda juda muhim omillardan biri kadrlar va resurslarni boshqarish edi.
Xususan loyiha o'rtasida kadrlar o'zgarishi davom etmoqda.
Yangi kadrlar jalb etilishi yoki ba'zi kadrlarning loyihani tugatishi holatlari takrorlanishi bilan hozirgi ishchi soni va mehnat holatini doimiy ravishda tartibga solish zarurati bo'ldi.
Loyihada quyidagi ishlar amalga oshirildi.
- Inson resurslari holatini tartibga solish
- Xizmatlar yig'indisi
- Rol va dolzarb holatlarni boshqarish
- Kadrlar o'zgarishlari bilan bo'lishish
- PM hamkorlik va boshqaruvni sozlash
Yetkazib berish boshqaruvi oddiy raqamlarni tartibga solish emas edi.
Loyihalarning jadvali va byudjetni boshqarish bilan bog'liq bo'lgan juda muhim ish edi.
Masalan, ma'lum bir qismga kutilgandan ko'ra ko'proq ish kuchi sarflanadigan bo'lsa, jadvalni kechiktirish yoki resurs yetishmovchiligi imkoniyatlarini erta aniqlash kerak edi.
Shuningdek, mijoz kompaniyasiga hisobot berish jarayonida jalb qilingan xodimlar va ish kuchi holati juda muhim boshqaruv ko'rsatkichlari sifatida ishlatilgan.
Shuning uchun aniqlik va yangilik juda muhim edi.
Loyihada PM bilan doimiy hamkorlik qilib, xodimlar bilan ishlash holatini baham ko'rdik.
Ayniqsa, jadvalni o'zgartirish yoki xodimlarni qayta joylashtirish zarur bo'lganda, biz hozirgi ish holati va resurslar holati asosida moslashuv yo'nalishini birgalikda muhokama qildik.
Bu jarayonda biz faqat boshqaruv vazifalari emas, balki loyiha umumiy oqimi va resurslar tuzilmasini tushunish zarurligini ko'p his qildik.
Shuningdek, loyiha boshqaruvi faqat oddiy dasturiy ta'minot rejasini ko'rmay, balki inson, xarajat va muddatlarning barchasini bog'laydigan kompleks boshqaruv ekani ham sezildi.
5. Infrastrukturani xarid qilish va PM roli yordam berish
Loyihada infratuzilma bilan bog'liq ma'muriy ishlar ham qo'llab-quvvatlandi.
Xususan, shifoxona loyiha xususiyatlari sababli xavfsizlik va tasdiqlash jarayoni juda qat'iy bo'lgani uchun, oddiy xarid so'rovi bilan ishlar ko'p hollarda amalga oshirilmaydi.
Loyihada quyidagi ishlar amalga oshirildi.
- Taklifnoma tayyorlash
- Buyurtmani yozish
- Tegishli bo'limlar bilan aloqa
- Tasdiq jarayoni o'tkazilmoqda
- Jadvalni muvofiqlashtirish
Masalan, yangi server yoki infratuzilma uskunalarini joriy etish kerak bo'lsa, tegishli bo'lim bilan hamkorlik qilib, zarur hujjatlarni tayyorlab, buyurtma jarayonini o'tkazdik.
Shuningdek, shifoxona vakili bilan aloqa o'rnatib, jadval va tasdiqlash holatini doimiy ravishda tekshirib bordik.
Bu jarayonda boshqaruv ishlarining loyiha jadvali bilan to'g'ridan-to'g'ri bog'liqligini his qildim.
Xususan, infratuzilma joriy etilishining kechikishi butun ishlab chiqarish jadvaliga ta'sir qilishi mumkinligi sababli, tezkor aloqa va jarayonni kuzatish juda muhim edi.
Shuningdek, PM joyi bo'sh yoki mavjud bo'lmagan hollarda, ba'zi PM vazifalarini ham bajardim.
Masalan, quyidagi ishlarni qo'llab-quvvatladim.
- Rasmiy xat yozish va yuborish
- Mijozlar bilan ish tutish bo'yicha yordam
- Majlis jadvalini muvofiqlashtirish
- Ishlash holatini bo'lishish
- Muammoni xabardor qilish
Albatta, men PMning barcha rolini bajarmaganman, lekin zarur bo'lgan chegaralarda operatsion bo'shliq yuzaga kelmasligi uchun yordam berdim.
Ushbu tajriba orqali loyiha boshqaruvi faqat bitta odamning roli emas, balki bir-birini qo'llab-quvvatlash orqali saqlanadigan tuzilma ekanligini juda yaxshi his qildim.
Xususan, PMO roli oddiy yordamchi ish emas, balki loyiha faoliyatining barqarorligini ta'minlashda juda muhim rol o'ynashini amaliy ravishda his qildim.
6. Tashkil va his-tuyg'ular
Ushbu PMO tajribasi orqali loyiha doirasida PMO ning roli oddiy yordamchi vazifalardan tashqari, operatsion barqarorlikni saqlashda muhim rol o'ynashini chuqur angladim.
Dastlabida, yig'ilish protokollarini tayyorlash yoki operatsion qo'llab-quvvatlash kabi nisbatan oddiy ishlar deb o'ylangan mazmun aslida loyiha umumiy oqimi bilan juda yaqin aloqada bo'lgan.
Xususan, quyidagi jihatlarni ko'p bor tajriba qilish mumkin edi.
- Ma'lumotlarni taqdim etish muhimligi
- Jadvalni boshqarishdagi qiyinchiliklar
- Muloqatni muvofiqlashtirish qobiliyati
- Ishlab chiqarish barqarorliligini saqlash
- Xodimlar va mehnat resurslarini boshqarishning ahamiyati
- Ma'muriyat ishlarini va loyiha rejalashtirishni bog'lash
Eng yaxshi loyiha, oxir oqibat odamlar o'rtasidagi hamkorlik ekanligini yana bir bor his qildim.
Hech qachon texnik jihatdan yuqori loyiha bo'lsa ham, muddatni boshqarish va aloqa to'g'ri amalga oshirilmasa, operatsion barqarorlik buzilishi mumkinligini boshdan kechirdim.
Bundan tashqari, PMO faqat hujjatlarni boshqarish vazifasini emas, balki loyiha butunligining muammosiz ishlashini ta'minlash uchun muhim rol o'ynashini ham his qildim.
Xususan, bir vaqtning o'zida bir nechta tashkilotlar va manfaatdor tomonlar harakat qiladigan muhitda ma'lumotlarni tartibga solish va jadvalni muvofiqlashtirish loyiha barqarorligiga katta ta'sir ko'rsatdi.
Ushbu tajriba orqali nafaqat dasturiy ta'minot ishlab chiqish imkoniyatimni, balki loyihani boshqarish va muvofiqlik nuqtai nazaridan ham ko‘ra olishimga imkon berdi.
Kelib chiqadigan tajribalarga asoslanib, loyihalar boshqaruvini yanada tizimli va barqaror ravishda qo‘llab-quvvatlash uchun doimiy ravishda takomillashtirishni maqsad qilmoqchiman.