1. Выполнение контекста
Проект - это не просто работа нескольких разработчиков по реализации функций, а процесс сотрудничества, в котором участвуют различные организации и люди.
Особенно в крупных проектах, таких как больницы, государственные учреждения или проекты по системной интеграции (SI), важность управления графиком и коммуникации становится еще более высокой.
По мере увеличения масштаба проекта быстро растет количество проблем, которые необходимо решать не только в рамках простых задач разработки, но и в области управления и эксплуатации.
Например, такие ситуации постоянно возникали.
- Проведение множества встреч
- Сотрудничество между различными организациями
- Изменения в персонале
- Необходимо управление ресурсами
- Закупка и заказ инфраструктуры
- Ответ клиенту
- Подготовка официальных документов и административные работы
- Управление расписанием и рисками
Изначально проект был сосредоточен на разработке, но по мере увеличения масштаба проекта возникла необходимость в отдельной управленческой роли для поддержания стабильности работы.
Особенно в условиях проекта в больнице, поскольку различные заинтересованные стороны, такие как заказчик, команда разработки, инфраструктурная организация и операционная организация, действовали одновременно, передача информации и координация графиков были очень важны.
Даже совещания нередко проводились несколько раз в день, и если их результаты своевременно не фиксировались и не доводились до участников, это часто приводило к различному пониманию задач и изменению направления работы.
Кроме того, по мере изменения состава команды в ходе проекта возникла необходимость постоянно отслеживать и систематизировать информацию о трудозатратах и распределении ресурсов.
Более того, в процессе внедрения инфраструктуры со стороны больницы также требовалась поддержка административных задач, таких как составление смет, запросы на закупку и коммуникация с соответствующими отделами.
Особенно в ситуации, когда отсутствует проектный менеджер (PM) или он покинул свое место, возникала необходимость выполнять некоторые роли, чтобы избежать пробелов в управлении проектом.
По этой причине я стал выполнять роль офиса проектного управления (PMO) для поддержания стабильной работы проекта.
Этот опыт был очень значимым, так как это была не просто административная поддержка, а роль, связанная с пониманием и управлением всей динамикой проекта.
2. Управление встречами и поддержка коммуникации
Одной из самых основных и важных задач в процессе управления проектом было управление совещаниями и поддержка коммуникации.
В крупных проектах одновременно проводятся несколько совещаний в течение дня.
Например, регулярно проводились такие встречи.
- Регулярные встречи с клиентом
- Совещание по разработке
- Совещание по реагированию на проблемы
- Совещание по реагированию на инциденты
- Совещание по инфраструктуре
- Проверка расписания
С увеличением количества встреч самым важным было «организация и обмен информацией».
На самом деле, заседание состоялось, но результаты заседания не были четко оформлены, поэтому часто можно столкнуться с различными интерпретациями.
Чтобы этого избежать, я посетил основные заседания и выполнил следующие функции.
- Обсуждение содержания
- Запись решений
- Формирование списка задач
- поделиться расписанием
- Назначение ответственного
- Управление последующими действиями
Запись протоколов, в частности, была не просто простым делом записи.
Потому что необходимо было четко указать, кто какое решение принял, какие проблемы существуют и какие действия необходимы в дальнейшем.
В проекте было много заинтересованных сторон, поэтому в случае пропуска информации вероятность задержки сроков или путаницы в работе была высока.
Поэтому после окончания встречи я быстро подготовил протокол заседания и поделился им с соответствующими сотрудниками.
Кроме того, мы не ограничились простым обменом информацией и отдельно составили список пунктов действий (Action Item), чтобы постоянно отслеживать состояние выполнения работы.
Например, если сроки выполнения мер по конкретной проблеме задерживаются, мы общались с ответственным лицом, чтобы узнать о ходе выполнения и при необходимости делились информацией с PM.
Этот процесс сыграл важную роль в том, чтобы проект не прерывался.
В частности, в среде, где одновременно участвует несколько организаций, стало ясно, насколько важно четко управлять вопросом «кто что и до какого времени выполняет».
3. Окружение и операционная поддержка
На проекте потребовалась разнообразная вспомогательная работа для поддержания операционной стабильности, помимо простых задач разработки.
Особенно в крупных проектах создание условий, позволяющих разработчикам сосредоточиться на своих основных задачах, также сыграло очень важную роль.
Во время выполнения проекта была оказана поддержка по следующим операционным вопросам.
- Управление посещаемостью
- Управление кадровыми ресурсами
- Поддержка сидений и рабочего окружения
- Запросы на оборудование и учетные записи
- Управление графиком работы
- Передача уведомлений
Например, если новые сотрудники будут включены, и если среда разработки и учетные записи не будут быстро подготовлены, время до фактического начала работы может быть задержано.
Для минимизации таких ситуаций мы поддерживали сотрудничество с соответствующими отделами, чтобы необходимое оборудование и доступ к системам могли быть подготовлены без препятствий.
Кроме того, по мере увеличения числа участников проекта управление посещаемостью и операциями стало все более важным.
В особенно строгих условиях, таких как проект в больнице, необходимо было постоянно упорядочивать и управлять текущим состоянием работы персонала.
Например, если информация о таких вещах, как отпуск, командировка или выезд, не была должным образом поделена, это могло повлиять на управление графиком и использование ресурсов.
Поэтому я систематически управлял информацией, связанной с операциями, и делился ею с PM.
В этом процессе я смог почувствовать, что управление операциями, которое казалось простым вспомогательным делом, на самом деле очень тесно связано с устойчивостью проекта.
Особенно в ходе долгосрочных проектов можно было наблюдать, что стабильность системы управления операциями сильно влияет на атмосферу и продуктивность всего проекта.
4. Управление персоналом и трудозатратами
Одним из самых важных факторов в управлении проектом было управление персоналом и трудозатратами.
Особенно в середине проекта происходила постоянная смена персонала.
Постоянно возникала необходимость в актуализации текущего состава сотрудников и объемов работ в связи с тем, что вводились новые сотрудники или некоторые закрывали проект.
В проекте были выполнены следующие задачи:
- Составление отчета о численности персонала
- Сводка операций
- Управление ролями и статусом задействования
- Делитесь изменениями в составе персонала
- Корректировка сотрудничества и управления PM
Управление ресурсами было не простым упорядочиванием цифр.
Это была очень важная работа, непосредственно связанная с управлением графиком проекта и бюджетом.
Например, если в определенной части будет затрачено больше усилий, чем ожидалось, необходимо было заранее выявить возможность задержки сроков или нехватки ресурсов.
Кроме того, в процессе отчета для клиентов информация о задействованных людях и объемах работ использовалась как очень важный управляющий показатель.
Таким образом, точность и актуальность имели огромное значение.
В проекте мы постоянно сотрудничали с PM и делились ситуацией с управлением персоналом.
В частности, в случаях, когда требуется изменение расписания или перераспределение персонала, мы обсудили возможные направления корректировки на основе текущей ситуации с занятостью и состоянием ресурсов.
В этом процессе я сильно почувствовал, что необходимо понимать не только простые управленческие задачи, но и общую структуру проекта и поток ресурсов.
Также я ощутил, что управление проектом — это не просто просмотр графика разработок, а комплексное управление, где связаны люди, затраты и сроки.
5. Поддержка закупок инфраструктуры и роли PM
В проекте также была оказана поддержка административных работ, связанных с внедрением инфраструктуры.
Особенно из-за специфики больничного проекта процедуры безопасности и утверждения были очень строгими, поэтому часто работа не могла продвигаться только по простому запросу на покупку.
В проекте были выполнены следующие задачи.
- Составление сметы
- Создание заказа
- Коммуникация с соответствующими отделами
- Процесс утверждения идет
- Согласование расписания
Например, в случае необходимости введения новых серверов или инфраструктурного оборудования, мы подготовили необходимые документы и провели процедуру заказа в сотрудничестве с соответствующими отделами.
Кроме того, мы постоянно проверяли график и статус одобрения, общаясь с ответственным лицом больницы.
В этом процессе я также мог ощутить, что административная работа напрямую связана с графиком проекта.
Особенно важно было быстрое взаимодействие и отслеживание хода выполнения, так как задержка в плане внедрения инфраструктуры могла повлиять на весь график разработки.
Также я выполнял некоторые роли PM в ситуациях, когда PM отсутствовал или был на месте.
Например, я поддерживал следующие задачи.
- Подготовка и отправка официальных документов
- Поддержка в взаимодействии с клиентами
- Согласование расписания совещания
- Обмен информацией о текущей деятельности
- Передача информации о ситуации с проблемами
Конечно, я не выполнял всю роль PM, но я поддерживал, чтобы не возникали операционные пробелы в необходимых пределах.
Я много чувствовал, что управление проектом — это не роль отдельного человека, а структура, поддерживаемая взаимным сотрудничеством.
В частности, я смог на практике убедиться, что роль PMO — это не просто вспомогательные функции, а очень важная роль в поддержании стабильности управления проектом.
6. Подведение итогов и впечатления
На основе опыта выполнения PMO я глубоко осознал, что роль PMO в проекте выходит за пределы простой вспомогательной деятельности и является ключевой для поддержания операционной стабильности.
Сначала казалось, что такие задачи, как написание протоколов заседаний или поддержка работы, являются относительно простыми, но на самом деле они были очень тесно связаны с общим течением проекта.
Особенно я смог много ознакомиться с такими аспектами.
- Важность передачи информации
- Трудности в управлении расписанием
- Навыки координации коммуникаций
- Поддержание операционной стабильности
- Важность управления людскими ресурсами и трудозатратами
- Связь административных задач и графика проекта
Прежде всего, проект еще раз напомнил мне, что в конечном итоге это сотрудничество между людьми.
Я смог увидеть, что даже самый технологически продвинутый проект может стать нестабильным в работе, если управление сроками и коммуникация не будут организованы должным образом.
Кроме того, PMO не просто управляет документами, но и играет важную роль в координации всего проекта для его бесперебойной работы.
Особенно в среде, где одновременно действуют несколько организаций и заинтересованных сторон, упорядочение информации и согласование графиков могут существенно повлиять на стабильность проекта.
Этот опыт позволил мне взглянуть не только на простые навыки разработки, но и на управление и администрирование проектов.
В будущем я намерен продолжать улучшать процесс управления проектами на основе этого опыта, чтобы поддерживать его более систематично и надежно.