1. 수행 배경
프로젝트는 단순히 개발자 몇 명이 기능을 구현하는 작업이 아니라, 다양한 조직과 인력이 함께 움직이는 협업 과정입니다.
특히 대규모 프로젝트나 병원·공공기관·SI(System Integration) 프로젝트와 같이 이해관계자가 많은 환경에서는 일정 관리와 커뮤니케이션의 중요성이 더욱 커집니다.
프로젝트가 커질수록 단순 개발 업무 외에도 관리와 운영 영역에서 해결해야 하는 문제들이 빠르게 증가합니다.
예를 들어 다음과 같은 상황들이 지속적으로 발생하였습니다.
- 다수의 회의 진행
- 여러 조직 간 협업
- 인력 변동 발생
- 공수 관리 필요
- 인프라 구매 및 발주 업무
- 고객사 대응
- 공문 작성 및 행정 업무
- 일정 및 리스크 관리
초기에는 개발 중심으로 프로젝트가 운영되었지만, 프로젝트 규모가 커질수록 운영 안정성을 유지하기 위한 별도의 관리 역할이 필요해졌습니다.
특히 병원 프로젝트 환경에서는 고객사, 개발팀, 인프라 조직, 운영 조직 등 다양한 이해관계자가 동시에 움직였기 때문에 정보 전달과 일정 조율이 매우 중요했습니다.
회의만 하더라도 하루에 여러 차례 진행되는 경우가 많았고, 회의 결과를 정리하고 공유하지 않으면 업무 방향 자체가 달라질 수 있는 상황도 자주 발생하였습니다.
또한 프로젝트 중간에는 인력 변동이 발생하면서 공수 관리와 인력 운영 상황을 지속적으로 정리해야 하는 필요성도 생겼습니다.
뿐만 아니라 병원 측 인프라 도입 과정에서는 견적서 작성, 발주 요청, 관련 부서 커뮤니케이션 같은 행정 업무 역시 함께 지원해야 했습니다.
특히 PM(Project Manager)이 부재하거나 자리를 비우는 상황에서는 프로젝트 운영 공백이 발생하지 않도록 일부 역할을 대신 수행할 필요도 있었습니다.
이러한 이유로 프로젝트의 안정적인 운영을 지원하기 위한 PMO(Project Management Office) 역할을 수행하게 되었습니다.
이번 경험은 단순 행정 지원이 아니라 프로젝트 운영 전체 흐름을 이해하고 관리해야 하는 역할이었다는 점에서 매우 의미 있는 경험이었습니다.
2. 회의 관리 및 커뮤니케이션 지원
프로젝트 운영 과정에서 가장 기본적이면서도 중요한 업무 중 하나는 회의 관리와 커뮤니케이션 지원이었습니다.
대규모 프로젝트에서는 하루에도 여러 회의가 동시에 진행됩니다.
예를 들어 다음과 같은 회의들이 반복적으로 운영되었습니다.
- 고객사 정기 회의
- 개발 진행 회의
- 이슈 대응 회의
- 장애 대응 회의
- 인프라 협의 회의
- 일정 점검 회의
회의가 많아질수록 가장 중요한 것은 “정보 정리와 공유”였습니다.
실제로 회의는 진행되었지만 회의 결과가 명확하게 정리되지 않아 서로 다르게 이해하는 경우가 자주 발생할 수 있습니다.
이를 방지하기 위해 주요 회의에 참석하여 다음과 같은 역할을 수행하였습니다.
- 논의 내용 정리
- 결정 사항 기록
- 액션 아이템 정리
- 일정 공유
- 담당자 지정
- 후속 조치 관리
특히 회의록 작성은 단순 기록 업무가 아니었습니다.
누가 어떤 결정을 했는지, 어떤 이슈가 존재하는지, 이후 어떤 작업이 필요한지를 명확하게 정리해야 했기 때문입니다.
프로젝트에서는 이해관계자가 많았기 때문에 정보 전달 누락이 발생하면 일정 지연이나 업무 혼선으로 이어질 가능성이 높았습니다.
따라서 회의 종료 이후에는 회의록을 빠르게 정리하여 관련 인원들에게 공유하였습니다.
또한 단순 공유에 그치지 않고 후속 조치 사항(Action Item)을 별도로 정리하여 업무 진행 상태를 지속적으로 추적하였습니다.
예를 들어 특정 이슈에 대한 조치 일정이 지연되는 경우 담당자와 직접 커뮤니케이션하여 진행 상황을 확인하고 필요 시 PM에게 공유하였습니다.
이러한 과정은 프로젝트 흐름이 끊기지 않도록 유지하는 데 중요한 역할을 하였습니다.
특히 여러 조직이 동시에 참여하는 환경에서는 “누가 무엇을 언제까지 수행하는가”를 명확하게 관리하는 것이 매우 중요하다는 점을 체감할 수 있었습니다.
3. 업무 환경 및 운영 지원
프로젝트에서는 단순 개발 업무 외에도 운영 안정성을 유지하기 위한 다양한 지원 업무가 필요했습니다.
특히 대규모 프로젝트에서는 개발자들이 본연의 업무에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것 역시 매우 중요한 역할이었습니다.
프로젝트 진행 중에는 다음과 같은 운영 업무를 지원하였습니다.
- 근태 관리
- 인력 현황 관리
- 좌석 및 업무 환경 지원
- 장비 및 계정 요청
- 운영 일정 관리
- 공지 사항 전달
예를 들어 신규 인력이 투입될 경우, 개발 환경과 계정이 빠르게 준비되지 않으면 실제 업무 시작까지 시간이 지연될 수 있습니다.
이러한 상황을 최소화하기 위해 관련 부서와 협업하여 필요한 장비와 시스템 접근 권한이 원활하게 준비될 수 있도록 지원하였습니다.
또한 프로젝트 인원이 많아질수록 근태 및 운영 관리 역시 중요해졌습니다.
특히 병원 프로젝트처럼 일정 관리와 출입 통제가 엄격한 환경에서는 인력 운영 현황을 지속적으로 정리하고 관리해야 했습니다.
예를 들어 휴가, 출장, 외근 등의 정보가 제대로 공유되지 않으면 일정 관리와 리소스 운영에 영향을 줄 수 있었습니다.
따라서 운영 관련 정보를 체계적으로 관리하고 PM과 공유하는 역할을 수행하였습니다.
이 과정에서 단순 지원 업무처럼 보이던 운영 관리가 실제로는 프로젝트 안정성과 매우 밀접하게 연결되어 있다는 점을 체감할 수 있었습니다.
특히 프로젝트가 장기화될수록 운영 관리 체계가 안정적으로 유지되는 것이 전체 프로젝트 분위기와 생산성에도 큰 영향을 미친다는 것을 경험할 수 있었습니다.
4. 인력 및 공수 관리 지원
프로젝트 운영에서 매우 중요한 요소 중 하나는 인력과 공수 관리였습니다.
특히 프로젝트 중간에는 인력 변동이 지속적으로 발생하였습니다.
신규 인력이 투입되거나 일부 인력이 프로젝트를 종료하는 상황이 반복되면서 현재 투입 인원과 공수 현황을 지속적으로 정리할 필요가 있었습니다.
프로젝트에서는 다음과 같은 업무를 수행하였습니다.
- 인력 현황 정리
- 공수 집계
- 역할 및 투입 현황 관리
- 인력 변동 사항 공유
- PM 협업 및 운영 조정
공수 관리는 단순 숫자 정리가 아니었습니다.
프로젝트 일정과 예산 관리 자체와 연결되는 매우 중요한 작업이었습니다.
예를 들어 특정 파트에 예상보다 많은 공수가 ,투입될 경우 일정 지연이나 리소스 부족 가능성을 조기에 파악해야 했습니다.
또한 고객사 보고 과정에서도 투입 인력과 공수 현황은 매우 중요한 관리 지표로 활용되었습니다.
따라서 정확성과 최신성이 매우 중요했습니다.
프로젝트에서는 PM과 지속적으로 협업하며 인력 운영 상황을 공유하였습니다.
특히 일정 변경이나 인력 재배치가 필요한 경우 현재 공수 상황과 리소스 현황을 기반으로 조정 방향을 함께 논의하였습니다.
이 과정에서 단순 관리 업무가 아니라 프로젝트 전체 흐름과 리소스 구조를 이해해야 한다는 점을 많이 느낄 수 있었습니다.
또한 프로젝트 운영은 단순 개발 일정만 보는 것이 아니라 사람과 비용, 일정이 모두 연결된 종합 관리라는 점 역시 체감할 수 있었습니다.
5. 인프라 구매 및 PM 역할 지원
프로젝트에서는 인프라 도입과 관련된 행정 업무도 함께 지원하였습니다.
특히 병원 프로젝트 특성상 보안과 승인 절차가 매우 엄격했기 때문에 단순 구매 요청만으로는 업무가 진행되지 않는 경우가 많았습니다.
프로젝트에서는 다음과 같은 업무를 수행하였습니다.
- 견적서 작성
- 발주서 작성
- 관련 부서 커뮤니케이션
- 승인 절차 진행
- 일정 조율
예를 들어 신규 서버나 인프라 장비 도입이 필요한 경우 관련 부서와 협업하여 필요한 문서를 준비하고 발주 절차를 진행하였습니다.
또한 병원 측 담당자와 커뮤니케이션하면서 일정과 승인 상태를 지속적으로 확인하였습니다.
이 과정에서 행정 업무 역시 프로젝트 일정과 직접 연결된다는 점을 체감할 수 있었습니다.
특히 인프라 도입 일정이 지연될 경우 개발 일정 전체에 영향을 줄 수 있기 때문에 빠른 커뮤니케이션과 진행 상황 추적이 매우 중요했습니다.
또한 PM이 자리를 비우거나 공석인 상황에서는 일부 PM 역할도 함께 수행하였습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무를 지원하였습니다.
- 공문 작성 및 발송
- 고객사 대응 지원
- 회의 일정 조율
- 운영 현황 공유
- 이슈 상황 전달
물론 PM 전체 역할을 수행한 것은 아니었지만, 필요한 범위 내에서 운영 공백이 발생하지 않도록 지원하였습니다.
이 경험을 통해 프로젝트 운영은 특정 한 사람만의 역할이 아니라 서로 협력하며 유지되는 구조라는 점을 많이 느낄 수 있었습니다.
특히 PMO 역할은 단순 보조 업무가 아니라 프로젝트 운영 안정성을 유지하는 매우 중요한 역할이라는 점을 실무적으로 경험할 수 있었습니다.
6. 정리 및 느낀 점
이번 PMO 수행 경험을 통해 프로젝트에서 PMO의 역할이 단순 지원 업무를 넘어 운영 안정성을 유지하는 핵심 역할이라는 점을 깊이 체감할 수 있었습니다.
처음에는 회의록 작성이나 운영 지원처럼 비교적 단순한 업무로 생각했던 부분들도 실제로는 프로젝트 전체 흐름과 매우 밀접하게 연결되어 있었습니다.
특히 다음과 같은 부분들을 많이 경험할 수 있었습니다.
- 정보 전달의 중요성
- 일정 관리의 어려움
- 커뮤니케이션 조율 능력
- 운영 안정성 유지
- 인력 및 공수 관리의 중요성
- 행정 업무와 프로젝트 일정의 연결성
무엇보다 프로젝트는 결국 사람과 사람 사이의 협업이라는 점을 다시 한번 느낄 수 있었습니다.
아무리 기술적으로 뛰어난 프로젝트라도 일정 관리와 커뮤니케이션이 제대로 이루어지지 않으면 운영 안정성이 흔들릴 수 있다는 점을 경험할 수 있었습니다.
또한 PMO는 단순히 문서를 관리하는 역할이 아니라 프로젝트 전체가 원활하게 움직일 수 있도록 조율하는 중요한 역할이라는 점 역시 체감하였습니다.
특히 여러 조직과 이해관계자가 동시에 움직이는 환경에서는 정보 정리와 일정 조율만으로도 프로젝트 안정성에 큰 영향을 줄 수 있었습니다.
이번 경험을 통해 단순 개발 역량뿐만 아니라 프로젝트 운영과 관리 관점 역시 함께 바라볼 수 있게 되었습니다.
앞으로도 이러한 경험을 바탕으로 프로젝트 운영을 보다 체계적이고 안정적으로 지원할 수 있도록 지속적으로 개선해 나가고자 합니다.